QS-Blog

Christian Schiermann arbeitet seit 2012 als Auditor für die Zertifizierungsstelle ACG Agrar-Control GmbH (ACG). Im Auftrag von QS führt er für die Bereiche Landwirtschaft Rind und Schwein regelmäßig Audits durch. Auditoren wie Christian Schiermann tragen maßgeblich zur Funktionsfähigkeit und Glaubwürdigkeit des QS-Systems bei. Sie stellen mit ihrer Arbeit sicher, dass alle Vorgaben ausreichend umgesetzt werden – vom Landwirt bis zur Ladentheke. Als qualifizierte Experten decken sie Verbesserungspotentiale für die betriebliche Qualitätssicherung auf und geben Impulse für deren Weiterentwicklung. Dies erfordert in den Audits neben viel Sachverstand auch eine gute Vorbereitung und viel Fingerspitzengefühl.

Zur Vorbereitung und zum Ablauf der QS-Audits stand uns Christian Schiermann Rede und Antwort.

Herr Schiermann, wie gestaltet sich ihre Vorbereitung auf ein Audit bzw. was müssen Sie alles im Vorfeld einer anstehenden Auditierung beachten?

Schiermann: Ich bereite mich auf jedes Audit akribisch vor. Dazu zählt etwa, dass ich im Vorfeld der Auditierung den letzten Auditbericht des betreffenden Betriebes studiere und wichtige Punkte in den aktuellen Bericht übertrage. Gleichzeitig ist es wichtig, die betrieblichen Vorgaben, insbesondere in Bezug auf die Hygienevorschriften, zu berücksichtigen. So muss ich beispielsweise mitunter vor dem Audit in einem Schweine haltenden Betrieb 48 Stunden lang „schweinefrei“ sein, darf also während dieses Zeitraums keinen anderen Betrieb  mit Schweinehaltung besucht oder auditiert haben. Nach diesen Vorgaben stimme ich meine Terminplanung ab und teile schließlich dem Betriebsleiter den Audittermin telefonisch mit. Anschließend übermittle ich dem Betrieb den Auditplan per E-Mail oder Fax.

Neben einer guten Vorbereitung ist aber sicher auch eine gute Portion Fingerspitzengefühl für Ihre Arbeit wichtig, oder?

Schiermann: Das stimmt, Fingerspitzengefühl ist mindestens genauso wichtig. Denn schließlich gibt es in den Betrieben, die ich besuche, auch Skeptiker. Mir verraten die Körpersprache und die Mimik eines Landwirts häufig etwas über seine Einstellung. Nachdem ich mich vorgestellt habe, versuche ich deswegen zunächst die Situation durch etwas Small-Talk aufzulockern und „das Eis zu brechen“. Stoße ich trotzdem auf Ressentiments bezüglich meiner Arbeit, gelingt es mir dank meiner eigenen landwirtschaftlichen Wurzeln oftmals, mein Gegenüber für die Sache zu gewinnen.

Anschließend starten Sie mit der Durchführung des Audits. Was sind dabei die ersten Schritte?

Schiermann: Zu Beginn führe ich mit dem Betriebsverantwortlichen zunächst ein Einführungsgespräch. Darin skizziere ich den genauen Ablauf der Auditierung und informiere den Landwirt über mögliche Änderungen sowie Abweichungen im Auditplan. Anschließend beginne ich mit der Dokumentenkontrolle, über die ich mir bereits einen Überblick über die betrieblichen Strukturen, Abläufe und Gegebenheiten verschaffe. In diesem Rahmen vergebe ich bereits für die entsprechenden QS-Anforderungen vorläufige Bewertungen, die ich für die eigentliche Bewertung am Ende des Audits protokolliere.

Dann folgt der eigentliche Betriebsrundgang. Wie läuft dieser ab?

Schiermann: Beim Betriebsrundgang besichtige ich alle relevanten Bereiche des Betriebs und kontrolliere, ob die QS-Anforderungen erfüllt werden. Um meine Eindrücke stichpunktartig festhalten zu können, führe ich ein Klemmbrett oder einen Tablett-PC mit. Ist der Betriebsrundgang abgeschlossen, kehre ich mit dem Betriebsverantwortlichen ins Büro zurück und werfe nochmals einen Blick auf die Dokumente des Betriebes, die den Außenbereich betreffen. Nach Sichtung vergebe ich die im Auditbericht noch fehlenden Bewertungen.

Wahrscheinlich wollen nach dem Betriebsrundgang viele Landwirte wissen, wie ihr Betrieb im Audit abgeschnitten hat?

Schiermann: Nachdem sämtliche Bewertungen getroffen wurden, setzte ich mich mit dem Landwirt noch einmal zusammen um das vorangegangene Audit zu besprechen und etwaige Fragen oder Unklarheiten zu klären. Während des Gesprächs gehen wir dann zusammen die Bewertungen durch und ich erläutere dem Verantwortlichen die vorliegenden Ergebnisse. Falls erforderlich, vereinbare ich mit dem Landwirt Korrekturmaßnahmen. Abschließend lasse ich den Auditbericht vom Betriebsverantwortlichen unterschreiben und informiere darüber, dass es sich bei dem Auditergebnis um ein vorläufiges Auditergebnis handelt. Denn im Nachgang zum Audit wird der Auditbericht noch in der Zertifizierungsstellen im Rahmen einer „Vier-Augen-Kontrolle“ überprüft, bevor er in der QS-Datenbank freigegeben wird und damit Gültigkeit erlangt. Anschließend erläutere ich zumeist noch, wie sich die Laufzeit des zukünftigen Zertifikats gestaltet.

Damit ist die Arbeit für Sie aber noch nicht getan. Wie geht es weiter?

Schiermann: Nachdem ich mit dem Landwirt alle Fragen geklärt habe, bedanke ich mich für die Zusammenarbeit und verlasse den Betrieb. Am Abend des Audittages gehe ich noch einmal sämtliche Auditberichte durch, um Fehler zu vermeiden. Anschließend lade ich den Auditbericht in der QS-Datenbank hoch und übermittele den Originalbericht an die Zertifizierungsstelle.